Fonction INDEX d’Excel : mode d’emploi

Fonction index

Lorsque l’on travaille avec de grandes quantités de données dans un tableau Excel, il arrive que notre tableur devienne très imposant. Heureusement, pour conserver un aperçu clair des données et réussir à les exploiter dans les meilleures conditions, Excel propose de nombreuses fonctions très utiles. Parmi ces fonctions, on retrouve la formule INDEX : elle permet de restituer la valeur d’une cellule que vous avez définie pour facilement récupérer les données dont vous avez besoin. Dans cet article, découvrez comment utiliser la fonction INDEX d’Excel sur vos données professionnelles !

Quelle est l’utilité de la fonction INDEX Excel ?

La fonction INDEX d’Excel a pour mission de renvoyer au contenu d’une cellule préalablement définie : elle recherche une valeur dans un tableau en fonction de ses coordonnées. Les arguments de la fonction doivent donc contenir toutes les informations nécessaires à l’identification de la bonne cellule. La formule INDEX d’Excel se prête parfaitement au travail avec une matrice puisqu’elle fonctionne avec des lignes et des colonnes.

En s’appuyant sur une indication de ligne et de colonne du tableau dans une plage de données, la fonction INDEX ira chercher la valeur contenue dans la cellule mentionnée. Elle sera ensuite recopiée dans une autre cellule, ou bien réutilisée par une autre fonction.

La syntaxe de la formule INDEX Excel

La formule matricielle

Pour utiliser correctement la fonction INDEX d’Excel, vous devez respecter une syntaxe stricte. Il faut renseigner les paramètres correspondant à la plage de données qui nous intéresse, puisque les coordonnées de la cellule recherchée : =INDEX(matrice, no_lig, [no_col]). C’est la forme la plus utilisée puisque la fonction INDEX renvoie une valeur d’une plage de cellules précisée.

Voici comment remplir les 3 arguments de la formule :

  • matrice : le tableau ou la plage de cellules contenant la valeur à renvoyer.
  • no_lig : l’argument no_lig est le numéro de la ligne où se trouve la valeur à renvoyer.
  • no_col : l’argument no_col est le numéro de la colonne où se trouve la valeur à renvoyer.

Que faire si votre matrice n’est composée que d’une colonne ou que d’une ligne ? Dans ce cas, un seul argument suffit puisqu’Excel comprendra que vous avez sélectionné une ligne ou une colonne. Vous pouvez renseigner les données par référence de cellule ou données numériques.

La forme référentielle

De plus, il est possible d’élargir la fonction INDEX d’Excel en ciblant directement plusieurs plages de données. Il s’agit de la forme référentielle de la formule, dans laquelle on ajoute un paramètre en plus : =INDEX(réf, no_lig, [no_col], [no_zone]). Cette forme permet de renvoyer une valeur parmi plusieurs plages de cellules spécifiées.

Vous aurez donc besoin ici de remplir 4 arguments :

  • réf : un ensemble de zones, soit la référence de la plage de cellules sélectionnée ou les références des plages de cellules.
  • no_lig et no_col : arguments définis comme pour la première syntaxe matricielle (l’exemple précédent).
  • no_zone : numéro d’ordre de la plage de cellules définie dans l’argument “réf” par rapport aux autres plages de cellules définies dans le même argument, qui contient la valeur à renvoyer.

Il faut savoir que l’ordre dans l’argument référence est crucial : la zone enregistrée en premier portera toujours le numéro 1, avec un comptage qui se fait de gauche à droite (peu importe l’emplacement de la zone dans la feuille de calcul même). Comment faire pour afficher cette valeur dans une autre matrice ? Dans ce cas, il est nécessaire de modifier la zone spécifiée dans le dernier argument. Sinon, le classeur Excel partira du principe que vous avez sélectionné la première zone par défaut.

Combiner la fonction INDEX et la fonction EQUIV

Comme vous l’aurez compris, la formule INDEX d’Excel fonctionne uniquement si vous connaissez les numéros de lignes et de colonnes dans votre feuille de calcul. Mais que faire si cette numérotation est difficile à identifier, notamment dans les tableurs Excel imposants avec de nombreuses données ?

Pour éviter de passer des heures à trouver les bonnes indications (il serait alors plus rapide de rechercher directement la valeur souhaitée), vous pouvez utiliser les indications en bordure comme critère, puis permettre à la fonction de déduire le nombre de colonnes et de lignes. Il vous faut alors combiner sur Excel les fonctions INDEX et EQUIV.

La fonction EQUIV permet de rechercher une valeur (ou bien une expression) et d’indiquer dans quelles ligne et colonne elle se situe. Vous pouvez donc réaliser votre recherche, puis communiquer votre résultat à la fonction INDEX, comme un critère de ligne et de colonne.

Voici un exemple de formule finale : =INDEX((C4:F7;I4:L7;C11:F14;I11:L14);EQUIV(C16;B4:B7;0); EQUIV(C17;C3:F3;0);C18).

Les 5 cas d’usage de la fonction INDEX d’Excel

La fonction INDEX Excel peut servir dans de nombreuses situations, parfois en remplaçant d’autres formules plus lourdes ou complexes :

  • INDEX sur une plage de données (recherche exacte) : c’est l’usage le plus fréquent, celui que nous avons détaillé dans cet article et qui permet d’identifier la valeur qui se trouve sur une ligne spécifique et dans une colonne spécifique, dans une plage de données.
  • INDEX sur plusieurs plages de données : comme vu précédemment, il est possible d’utiliser la formule sur plusieurs plages de données, en y ajoutant un 4e paramètre.
  • INDEX pour remplacer les fonctions RECHERCHEV ou un RECHERCHEH : dans la mesure où INDEX permet d’identifier une valeur à l’intersection d’une ligne et d’une colonne, vous pouvez vous en servir pour remplacer une fonction RECHERCHEV ou d’une fonction RECHERCHEH (ou même d’un RECHERCHEX).
  • INDEX pour remplacer un DECALER : le fonction INDEX peut venir donner le même résultat qu’une fonction DECALER, notamment, pour créer un calcul dynamique de valeurs cumulées.
  • INDEX pour remplacer des SI imbriqués : les fonctions SI imbriquées sont très lourdes et peuvent causer des problèmes de performance. Une fonction INDEX peut remplacer une série de SI en se révélant plus simple à écrire.

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